建設業許可を取った後にすること｜福岡の標識・帳簿・届出の管理

建設業の許可を受けた事業者は、店舗と、発注者から直接請け負った工事の現場ごとに、法令に沿って標識を掲げます。
下請業者の現場掲示の義務と分けて確認します。
店舗に掲げるものの寸法は縦35cm以上×横40cm以上、現場に掲げるものは縦25cm以上×横35cm以上（元請のみ掲示義務）です。

どこへ掲示する義務があるかも、寸法と合わせて確認してください。

金看板という呼び方が使われますが、その呼び名だけで材質や購入先が決まるわけではありません。
法令に合う記載事項と大きさ、公衆の見やすい場所への掲示を確認します。
許可の業種や有効期間等を古い内容のまま表示しないよう、更新や変更の際には見直します。

店舗の標識を作ったことと、各現場で必要な表示を用意することは別の作業です。
現場の元請・下請の立場と、その工事で必要な標識等を整理します。
取引先から求められる表示と、法令で定められた標識を同じものと思い込まないようにしてください。

工事の契約では、契約を締結する際に法令が求める事項を記載し、署名又は記名押印した書面を相互に交付します。
契約後に定めを変更するときも、その内容を書面で確認します。
口頭だけで注文を受け、後で請求書を作る方法では、工事の範囲や代金、工期等の合意が分かりにくくなることがあります。
電子的な方法を用いる場合も、制度に合う条件を確認します。

見積もりを作成する際は、施工の範囲、材料や労務、工期など、必要な内容を整理します。
資材や工事の条件が変わった場合の協議も、契約の記録とつながる形で管理します。
口頭の追加工事を当初契約と区別せず処理すると、後から合意の経緯を説明しにくくなります。

契約担当、現場担当、経理担当が異なる会社では、変更した内容がどこまで共有されたかも確認します。
現場では追加したつもりでも、契約や請求へ反映されていない状況を減らすためです。
見積もりでは工種ごとの材料費、労務費、必要な経費や作業日数等を分けて示す取扱いがあるため、総額だけの資料で済ませず、現行の見積ルールに沿って整えます。

営業所ごとに備える帳簿と、その添付書類、営業に関する図書について、対象と保存期間を確認します。
普段の会計帳簿を保存していることだけで、建設業法上必要な記録がすべてそろうとは限りません。
工事や契約に関する事項を確認できる状態が必要です。

帳簿等の保存期間は、次のとおりです。

工事目的物の引渡しから5年間（請負契約に基づく債権債務が消滅した場合は、その消滅時から）。
発注者と締結した住宅新築工事に係るものは10年間

資料を整理する際は、年度の切替えに加え、工事の引渡しや債権債務の消滅等と、保存期間の関係を確認します。
発注者と締結した住宅新築の工事に関する扱いと、他の工事の扱いを区別してください。

営業に関する図書の対象と保存期間は、次のとおりです。

工事目的物の引渡しから10年間。
直接受注した元請は完成図、相互交付した工事内容の打合せ記録、対象工事の施工体系図を保存。
材料費等記載見積書を作成した建設業者は、元請・下請に応じた当該見積書と内容の打合せ記録も保存

完成時の図面や発注者との工事内容の打合せ記録等に加え、材料費等記載見積書を作成した場合は、その見積書と内容に関する注文者との打合せ記録も対象です。

この見積関係の保存は、元請・下請それぞれの立場で、対象となる義務を確認します。
書類を電子化する場合も、必要な内容が読めて関係を追えること、保存や提示の条件を満たすことを確認します。

許可を取得した会社でも、工事の内容や規模、契約上の立場によって、現場に配置する技術者等の確認が必要です。
営業所技術者等（旧：専任技術者）の登録と、現場の主任技術者・監理技術者の配置は、それぞれの要件を分けて確認します。

民間工事では、発注者から直接請け負った特定建設業者が、下請代金の合計が5,000万円以上（建築一式8,000万円以上）の下請契約を締結すると施工体制台帳等の作成が必要です。
公共工事では、発注者から直接請け負った建設業者が下請契約を結ぶときは、その下請金額によらず作成が必要となります。

会社の一般・特定の区分に加え、現場ごとの条件から必要な書類を確認していきましょう。
元請・下請の関係と、実際の発注の範囲を整理します。

工事の途中で下請への発注が増えたり技術者が交代したりする場合は、変更後の状態に合わせて管理内容を見直します。
見積もり、契約、現場配置、下請への支払いをつなげて確認できる記録が役立ちます。
現場で起きた変更を許可や法令の担当者へ伝える体制を設けましょう。

現場の管理では、許可を示す標識と、契約や施工体制に関する記録を別のものとして点検します。
標識を掲げているから工事の記録も整っている、という確認の仕方にはしません。
どの工事をどの立場で受けたかによって必要な確認が変わるため、現場へ出る前に契約と発注の状況を共有しておきましょう。

担当者が現場ごとに変わる会社では、誰が契約内容の変更を記録し、誰が下請への発注を把握し、どこへ完成後の資料を戻すかを決めると管理しやすくなります。
許可取得の際の申請ファイルとは別に、工事ごとの記録を追える状態を保つことが大切です。
会社の規模に合う方法で、営業、現場、経理の情報を共有できる体制を整えていきましょう。

決算後の届出期限は事業年度終了後4か月以内、許可の有効期間は5年（許可日から5年目の対応日の前日まで）です。
これらの定期的な予定と、役員や営業所、技術者等に変更があったときの届出を、同じ一覧で見渡せるようにします。

定期の届出は、決算資料を作成する人との連携が必要です。
更新は人や営業所等の要件を継続しているかの確認と合わせて準備します。
随時の変更は、法定の期限が短いものもあるため、更新時期までまとめて待つという管理はしないでください。

| 管理の区分 | 会社で共有する情報 |

| --- | --- |

| 決算ごと | 決算の確定、工事の記録、提出状況 |

| 更新の前 | 満了時期、人員、営業所、過去の届出 |

| 変更が発生 | 役員、技術者、所在地、保険等の変更 |

| 工事ごと | 契約、見積もり、体制、保存する資料 |

福岡県の許可後の資料は福岡県の許可後手引きです。
取得したときの申請資料、変更届、決算関係の届出、更新の控えを、工事の記録とは関係を持たせながら保管します。

提出した事実と、次に何を確認するかが分かるようにしましょう。

会社で複数の人が関わる場合は、情報を受け取る担当と、判断や依頼をする担当を決めます。
担当者が変わる際にも、期限や資料が引き継がれる状態にしておくことが大切です。
代表者しか分からない記録が増えると、更新の準備や変更の確認で時間がかかることがあります。

保管する資料は、工事名や契約の相手、担当する営業所等から探せるように整理します。
ファイルの保存だけを行い、どの工事と関係するかが分からない状態では、後から契約や支払いの経緯を追うことが難しくなります。
資料の更新や追加の際には、古いものとの関係も残し、実際に合意した条件を確認できる形にします。

外部へ資料を提出する場面では、必要な範囲と目的を確認してから共有します。
工事資料には顧客や取引先の情報が含まれるため、保存の担当と閲覧できる人を整理することも運用の一部です。

更新は建設業許可の更新準備｜福岡の受付時期と期限前にそろえる書類、決算後の届出は決算変更届は税務申告と別？福岡の建設業許可で毎年必要な手続き、随時の変更は建設業許可の変更届｜福岡で役員・営業所・技術者が変わったら、標識の手配は建設業許可票・金看板の用意｜福岡で掲示場所と記載事項に迷ったら、経営事項審査との関係は経営事項審査を初めて受ける方へ｜福岡で公共工事を目指す準備と流れで詳しく説明します。

許可取得後の管理で迷ったら、次の情報からLINEでご相談ください。